Nový dokument ze souboru
Máte již vytvořen dokument k podpisu ve formátu .doc, .docx, .odt, .pdf nebo .jpg či .xlsx? Pak ho odešlete k podpisu dle následujících kroků:
Variantou k tomu je doplnění údajů do připravených vzorů v Signi.
Nahrání souboru/ů do Signi
Importujte ho jednoduše do aplikace Signi. Tuto možnost najdete ve vašich Workspaces pod volbou Vytvořit dokument a následně Vyberte soubory. Pokud vyberete najednou více souborů, budou dokumenty podepisovány v jedné sadě najednou,
Poté vás již aplikace přesměruje na výběr cílového souboru.
Pokud vše proběhne v pořádku, váš soubor je nahrán.
Zadání podpisového scénáře
V dalším kroku vás aplikace navede na stránku podpisového scénáře, kde se určije kdo kdy bude podepisovat, případně schvalovat, vzdáleně se identifikovat a podobně.
První tlačítko je Rozšírené nastavení obálky. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí následující možnosti:
Interní číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu - zde můžete nastavit platnost odkazu pro podepisujících v kalendářních dnech.
Link pro přesměrování po podpisu - Zde můžete nastavit, na jakou webovou stránku mají být podepisující osoby po podpisu přesměrovány.
Poznámka - zde můžete nastavit interní poznámku pro členy workspace.
Link do poznámky - zde můžete zadat odkaz, který se zobrazí jako poznámka při otevření dokumentu.
Upozornění - V této části můžete zadat, jak často chcete podpisujícím zasílat upomínky.
Další věcí na stránce je Jazyk komunikace. Pomocí tohoto tlačítka můžete nastavit jazyk, ve kterém budeme posílat notifikační e-maily a SMS.
Posledním tlačítkem této sekce je tlačítko Přidat přílohy, pomocí tohoto tlačítka můžete k dokumentu nahrát přílohy.
Dokument můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i protistrana budete podepisovat na vašem tabletu, chytrém telefonu nebo PC. V tom případě zaškrtněte volbu Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí) kterou najdete pod Nastavení podpisového scénáře. Více informací naleznete v kapitole Podpis na jednom zařízení.
Následující sekce se nazývá Příjemci, kde můžete vybrat navrhovatele a protistrany.
Pokud jste do svého workspace přizvali další členy týmu, kterým jste přidělili podpisová práva, za navrhovatele můžete místo sebe vybrat právě někoho z týmu.
Pokud potřebujete do podpisového scenáře zadat více navrhovatelů, musíte použít šipku vedle tlačítka Přidat podpesujícího.
Dále pokračujete výběrem protistrany, a to kliknutím na ikonku Přidat podepisujíciho.
Rolovací seznam při výběru protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám pak bude zaznamenávat historie.
V případě, že se chystáte odeslat svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, musíte údaje zadat ručně.
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh dokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu dokumentu a po podpisu je na tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictví a přístupu k této e-mailové schránce.
Pole Telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpisu dokumentu.
Pole Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat.
Ostatní pole se mohou doplnit automaticky po zadání IČ přes rejstřík ARES.
Zbytek údajů vypisujete pouze v modulu Vzory, kde se vám tyto údaje následně propíšou přímo do vzoru dokumentu. V případě nahrávání hotového dokumentu ze souboru nejsou nutné.
Určení umístění podpisů
Následně pokračujete na Obsah dokumentu.
V dolní liště se zobrazí všechny smluvní strany:
V dokumentu si nejdříve najeďte na místo, kam chcete přidat podpisová pole. Ta následně přetáhněte ze spodní lišty přímo na dokument.
V praxi to vypadá například takto:
Pokud chcete, můžete místo této metody použít placeholdery - https://signi.refined.site/space/PKNB/879296513/Pole+pro+umístění+podpisů+(+placeholdery+)+-+Ušetřete+kliky+pro+umístění+podpisů+v+dokumentu
Pokud nejste s umístěním podpisového pole spokojeni, poklepejte na podpisové pole a pomocí posuvníku můžete jeho polohu libovolně editovat. Nebo jej odstranit a zkusit to znovu.
Jakmile budete se vším spokojeni, můžete dokument odeslat, a to buď kliknutím na Odeslat bez mého podpisu či Pokračovat na podpis dokumentu.
Odeslání dokumentu podpisu
Pokud dle popisované scénáře autor dokumentu podepisuje někdo jiný, než autor dokumentu, po zvolení Odeslat bez mého podpisu bude dokument rovnou odeslán protistraně.
Pokud dle popisované scénáře autor dokumentu podepisuje i autor dokumentu, po kliknutí na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání vašeho telefonního čísla a ověřovacího PIN, případně pokud toto dvoufázové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpis vytvoříte prstem, stylusem na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo počítače. Nemusíte se bát, že váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
V případě, že jste si v nastavení svého účtu uložili vzorový podpis, automaticky se vám načte do pole pro podpis. Pokud jste si zároveň v nastavení workspace uložili i místo podpisu, načte se také a vy jej nemusíte při podpisu doplňovat.
Po kliknutí na tlačítko Vložit podpis je dokument platně elektronicky podepsán, opatřen potřebnými hashi, pečetí, uložen a odeslán protistraně k podpisu.