Schválení dokumentu
Dokumenty lze posílat bez podpisu také formou schválení.
Na stránce podpisového scémáře se u dané osoby zvolí “Schvaluje”.
Notifikace e-mailem a SMS uživateli dorazí standardně, místo podpisu ale systém uživatele vyzve pouze k odsouhlasení dokumentu jednoduše jedním klikem.
Na dokumentu tedy není žádný podpis za danou stranu.
V kontrolním listu je ale schválení , jeho čas, identifikace zařízení apod. zaznamnány a jsou k dispozici např. vnitřnímu či externímu aditu, kontrolnímu orgánu typu FÚ či ÚP nebo orgánům činným v trestním řízení.
Tip: Pokud potřebujete, aby se hlavní dokument např. smlouva podepisovaly , ale příloha např. VOP či produktový list se podepisovat nemusí, v podpisovém scénáři zvolte Podepisujte, ale při umísťování podpisů na přílohu zvolte Smazat podpis.
Na rozdíl od interních systémů pro schvalování Signi dokáže jednu dúležitou věc.
Potom, co dokument schválí či podepíší zástupci navrhovatele,
odešle k dokument či sadu dokumentů ke schválení či podepsání i protistranám - zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům apod.
Uzavřený, všemi schválený či podepsaný dokument pak všem stranám rozpošle, případně ho automaticky uloží do jejich interních systémů k dalšímu zpracování.
Základní využití funkce se skládá ze dvou kroků:
Autor dokumentu v Signi v podpisovém scénáři uvede někoho v roli Schvaluje.
Schvalovatel, který pak dokumment obdrží ho schválí či odmítne.
Mohlo by vás také zajímat téma Schválení s poznámkou aneb košilka či krycí list.