Hromadná rozesílka dokumentů k podpisu - PILOTNÍ PROVOZ
Ze Signi je možné rozesílat dokumenty k podpisu nebo schválení hromadně a to třeba i 2000 obchodním partnerům či zaměstnancům, doslova na pár kliků. Efektivita práce se tak digitalizací zvýší zásadně a zbude pak více času na činnosti s vyšší přidanou hodnootou a/nebo vznikne prostor ke snížení nákladů.
Typické příklady
Dodatky ke smlouvám posílané zákazníkům, sítím obchodních zástupců, dodavatelů či subkontraktorů,
HR dokumenty a interní směrnice rozesílané zaměstnancům,
Interní směrnice pro GDPR, NDA, BOZP, ISO27001 atd.
apod.
Hromadná rozesílka souborů
Vhodná pro situace, kdy všichni mají podepsat či schválit zcela stejný dokument či sadu dokumentů.
Na dokumentech se pak liší pouze podpis. .U něj může být uvedeno i jméno, příjmení , organizace a pozice.
Hromadná rozesílka vzorů
Pokud potřebujeme hromadně rozesílat dokument, kde obsah se bude lišit pro každého příjemce.
Lišít se mohou pouze identifikační údaje nebo jakýkoliv počet údajů, které se příbírají z uživatelských polí u Kontaktu.
Co platí obecně
V jedné rozesílce lze odeslat nejen jeden, ale více dokumentů najednou.
Lze automaticky podepsat za navrhovatele , zatím musí být první v podpisovém scénáři.
Lze sledovat stav podepsání či schválení dokumentů jednotlivými podepisujícími v sekci Dokumenty, kdy podepsané či schválené dokumenty jsou ve stavu “Uzavřeno”, nepodepsané v “Čeká na podpis”. Jednoduše lze urgovat opozdilce zasláním další výzvy k podpisu.
Po schválení i podpisu je navrhovateli k dispozici jako auditní stopa tzv. Kontrolní list, kde je údaj o schválení včetně jeho času zachycen. Lze ho tedy poskytnout kontrolnímu orgánu, např. Úřadu práce informaci doklad o schválení či podepsání příjemcem.
Co jako další kroky?
Hromadná rozesílka souborů patří mezi základní fuknce dostupné všem uživatelům Signi Předpokladem hromadné rozesílky dle vzoru je aktivovaná funkce Signi Vzory a případně vytvořený vzor vám na zakázku. Pro více informací nás kontaktuje na sales@signi.com
Máte-li jakékoliv dotazy nebo potřebujete pomoci s hromadnou rozesílkou, kontaktujte nás na help@signi.com