Možnosti odesílání oznamovacích e-mailů

Možnosti odesílání

Signi rozesílá autorům dokumentů a podepisujícím oznamovací e-maily. Je více možností ohledně toho, kdo bude v těchto e-mailech uveden jako Sender/Odesílatel a jaká bude adresa pro odpovědi ReplyTo/Odpovědět. Ty se liší podle toho, zda jde o:

1. standardní odesílání z cloudového Signi,

2. odesílání s využitím funkce “Vlastní e-mail”,

3. odesílání z vlastních emailových serverů zákazníka, typicky v rámci on-premise nasazení.

Název odesílatele

Jako Název odesílatele notifikačních e-mailů Signi je u pracovních prostorů pro právnické osoby vždy uváděno jméno firmy uvedené v nastavení workspace/pracovního prostoru . U pracovních prostorů pro fyzické osoby a OSVČ je to jméno a příjmení.

Open

Standardně je emailová adresa odesílatele z domény @signi.com

E-mail odesílatele

E-mailová adresa odesílatele se pak liší podle režimu využití e-mailových serverů.

Standardní odesílání z cloudového SIgni

Cloudové Signi rozesílá přes Signi účet na e-mailingové službě Mailgun - jako a e-mailová adresa je system@m.signi.com.

Využití funkce “Vlastní e-mail”

Open

Příklad mailu od Signi, doména emailu odesílatele není Signi, ale odesílatele

Při využití funkce Vlastní e-mail se rozesílá přes dedikovaný účet pro uživatele na mailingové službě Mailgun - e-mailová adresa odesílatele může být jakákoliv, ale je třeba na nastavení domény mít správně SPF, DKIP a další záznamy pro zajištění vysoké doručitelnosti e-mailu. Jméno opět odpovídá navrhovateli dokumentu. Je doporučeno, aby použitá e-mailová adresa byla skutečně funkční - ať už jako e-mailová schránka, skupina či přesměrování např. na zákaznické centrum. Varianty ve využití služby Mailgun :

Mailgun účet si zřídí účet zákazník sám

• Účet si na https://www.mailgun.com/ zřídí zákazník sám.

• Sám si platí služby, tarif zvolí dle objemu viz https://www.mailgun.com/pricing/.

• Sám si nastaví e-mail odesílatele v prvotním nastavení.

• Signi do jeho účtu nahraje upravené šablony.

• Zákazník si musí nastavit na své firemní doméně své SPF, DKIM, případně další záznamy - získá je v rámci nastavení Mailgunu.

• Zákazník musí poskytnout Signi Mailgun API klíč - získá se v nastavení účtu, více viz např. zde. 

• Přístup k Mailgun účtu pro partner@signi.com, abychom mohli nahrát a případně upravovat šablony - postačuje na úrovni “Developer”.

• Projeví se v nabídce jako jednorázový náklad “Vlastní e-mail - Varianta Mailgun spravuje zákazník”.

Mailgun účet pro zákazníka zřídí Signi

• Signi pouze přefakturovává za měsíční / roční provoz Mailgun dle objemu https://www.mailgun.com/pricing/ .

• Zákazník musí poskytnout Signi e-mail odesílatele, např. podpora@firma.cz.

• Signi musí zákazníkovi poskytnout pro nastavení firemní domény záznamy SPF, DKIM, případně další.

• Projeví se v nabídce jako jednorázový náklad “Vlastní e-mail - Varianta Mailgun spravuje Signi”, následuje pravidelná měsíční či roční přefakturace dle rozeslaného objemu e-mailů a reálných nákladů.

Jaké informace jsou ukládané ve službě Mailgun?

V některých případech je obava, aby velký objem dokumentů nebyl mimo kontrolu firmy. Služba Mailgun slouží výhradně pro odesílání e-mailů, nikoliv pro jejich dlouhodobou archivaci. Každý e-mail a jeho přílohy jsou ve službě výhradně na dobu nezbytně nutnou k odeslání příjemcům zpráv. Jediné, co je ve službě Mailgun ukládáno, je log odeslaných zpráv, který obsahuje technologickou hlavička e-mailu. Záznamy v logu tak nezahrnují obsah e-mailu ani jeho přílohy. Účelem logu je mít možnost trackovat stav doručení e-mailů.

Vlastní emailové servery zákazníka

Na zakázku je možné vyvinout propojení na e-mailové servery zákazníka. Zde se využijí funkce příslušného e-mailového serveru. Rozdílem je, zda je Signi používáno napřímo či přes integrovanou aplikaci a na způsobu jejího propojení.

E-mail pro odpovědi

Je několik variant určení autora dokumentu v Signi a s tím souvisejí e-mailové adresy pro ReplyTo/Odpověďna na oznamovacích e-mailech Signi.

• Při přímém využití Signi - Jako ReplyTo/Odpověďna v rozesílaných e-mailech bude uvedena e-mailová adresa zástupce navrhovatele, pokud je v podpisovém scénáři uveden jediný zástupce navrhovatele tj. typicky podepisující jednatel anebo e-mailová adresa autora dokumentu, pokud je v podpisovém scénáři uvedeno více zástupců navrhovatele tj. např autor jako schvalující a jednatel podepisující.  

• Navrhující odesílají dokumenty k podpisu přes systém integrovaný se  Signi a nejsou zavedeni jako uživatelé v Signi - Jako odesílatel bude uveden vlastník pracovního prostoru / workspace v Signi, do kterého se dokumenty přes Signi API k podpisu posílají.  Typicky to je tedy e-mail hlavního účtu v Signi, např. podpisy@firma.cz. Jako ReplyTo/Odpověď je na atributu e-mailu uvedena emailová adresa tohoto účtu. Pokud mají odpovědi na zaslané oznamovací e-maily doputovat k navrhovatelům dokumentů, je třeba nastavit automatické přeposílání z této e-mailové schránky např. do e-mailové skupiny, kde jsou všichni navrhovatelé dokumentů. 

• Navrhující odesílají dokumenty k podpisu přes systém integrovaný se Signi, jsou zavedeni jako uživatelé v Signi a při volání API jsou označeni jako navrhovatelé dokumentu - E-mailová adresa navrhovatele dokumentu bude uvedena jako ReplyTo/Odpověď atribut oznamovacího e-mailu. Odpovědi na zaslané oznamovací e-maily doputují přímo k navrhovateli dokumentů.

Pokud jste se v popisu ztratili, nepanikařte a kontaktujte nás, rádi s vámi vše probereme ;-).