Signi a interní procesy vaší organizace

Největší přídanou hodnotu má Signi v okamžiku, kdy zajišťuje elektronické jednání s osobami mimo vaši organizaci resp. neuživateli interních systémů - se zákazníky, dodavateli, partnery případně zaměstnanci.

Největší přidaná hodnota Signi - Interní informační systém firmy zajišťuje interní část procesů, Signi zajístí právní jednání s okolím.

Má smysl Signi využívat i pro automatizaci schvalování a podepisování uvnitř organizace?

Odpověď je “konzultická” tj. “to záleží”:

1 1. Ano, má smysl použít Signi i pro řízení interní části procesu
2 2. Je lepší spojit Signi s něčím jiným
3 3. Je lepší použít něco jiného než službu na el. podepisování

1. Ano, má smysl použít Signi i pro řízení interní části procesu

V Signi existuje definice podpisového scénáře, který se buď zadává v uživatelském rozhraní Signi nebo předává přes API.
Osoby uvedené v podpisovém scénáři mohou podepisovat různými úrovněmi podpisů, schvalovat či být jen informováni o průběhu podepisování.
V podpisových scénáří mohou být zahrnutí interní lidé z organizace.Ti mohou ale nemusí být zároveň uživateli Signi. Typicky v HR jsou uživateli Signi jen HR oddělení a management, zaměstnancům chodí anonymní odkazy pro podpis dokumentu stejně jako zákazníkům či dodavatelům, kteří jsou mimo firmu.

Příklady interních podpisových scénářů:

Příklad scénáře, kdy Signi zajistí, že nejprve interně Roman Řípa schvaluje a pak Velký šéf podepisuje. Následně jde dokument k podpis druhé straně, kde opět může schvalovat a podepisovat více lidí včetně možnosti delegování podpisu.

2. Je lepší spojit Signi s něčím jiným

V mnoha případech jsou interní procesy resp. workflow komplikované, řídi se složitou organizační / podpisovou maticí, jsou složitá pravidla zástupů, řídí i přípravu dokumentů, mezi kroky procesu se dějí i jiné akce podporované interními systémy a pod.
V tom případě má smysl využít jiné systémy pro podporu interní části procesu , typicky DMS systém, ERP / CRM / SCM systém s workkflow funkcemi , specializované nadstavby nad účetnictvím, vlastní aplikace vytvořeé v No-Code/Low-Code platformách , které jsou zintegrované se Signi, které pak pouze zajistí externí část procesu tj. elektronické právní jednání mezi zástupci organizace a lidí mimo ni.
Různé příklady propojení viz Partnerská řešení Signi. V tomto kontextu má smysl ještě zmínit rozdíl mezi jednokrokovým a vícekrokovým podepisováním a úplným a částečným podepisováním tj. různými způsoby , jak interakce mezi SIgni a integrovanou aplikací probíhá.

Více informací:

3. Je lepší použít něco jiného než službu na el. podepisování

Pokud je klíčovým business požadavkem skutečně POUZE interní podepsání nebo častěji i schválení, může být použití Signi zbytečný “overkill”.
V tomto případě doporučujeme potenciálním zákazníkům využít nějaký DMS systém, ERP / CRM / SCM systém s workflow funkcemi, specializované nadstavby nad účetnictvím, vlastní aplikace vytvořené v No-Code/Low-Code platformách včetně MS Sharepointu apod. včetně Partnerských řešení Signi.