Využití Signi Archivu

Owned by Roman Řípa (Unlicensed)
Last updated: Jul 17, 2023 by Martin Berger
3 min read

Využití Signi Archivu je nejjednodušší cesta, jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v Signi.

Při zprovozněné funkci Signi Archivu se po 6 měsících od založení dokumentu se výsledný PDF soubor s podpisy přesune ze Signi do Signi Archivu, což je zabezpečené úložiště zajišťující podmínky dlouhodobé archivace viz výše.

Záznam o dokumentu ovšem zůstává v Signi přístupný v sekci “Dokumenty” tj. lze tam dokument vyhledat. Lze si i zobrazit detail příslušného dokumentu. V tom případě dokument získá Signi z archivu a zobrazí, o přístupu k dokumentu zůstane přístupný záznam. Můžete archivovat jak jednotlivé dokumenty, tak celé balíky (hromadná archivace).

Hlavní funkce archivu

  • Plná integrace na aplikaci Signi

  • Automatická obnova razítek

  • Logování přístupu a práce s dokumenty

  • Protokolární výmaz (skartace) dokumentů a ostatních metadat

  • Zajištění důvěryhodnosti a integrity

  • Plně v souladu s eIDAS a GDPR

  • Podpora standardizovaného formátu PDF/A

Příklady využití

  • Smluvní dokumentace

  • Interní dokumenty a směrnice

  • Objednávky, protokoly

  • Projektová dokumentace

  • Záruční listy

  • HR dokumenty

Jaké jsou parametry nastavení archivace v Signi Archivu

  1. Na jak dlouhou dobu chci dokumenty uchovávat 

    • 5 / 10 / 20 / 30 let

  2. Po jakých blocích chci dokumenty orazítkovávat

    1. v 1. fázi po dokumentu - dostupné nyní

    2. v 2. fázi po balících za zvolené období - den/týden/měsíc/ kvartál/rok - připravuje se

Jak se dokumenty do Signi archivu dostanou

  • Uživatel zvolí, po jaké době od uzavření dokumentu, tj. podepsání či odsouhlasení všemi stanovenými stranami, se má přesunout dokument do archivu a zda samostatně, nebo v balíku s ostatními.

  • Signi dokument se v určený čas určeným způsobem přesune.

  • Přesouvá se však pouze dokument, v Signi zůstávají informace o tomto dokumentu, tzv. metadata o názvu dokumentu, kdo a kdy ho podepsal apod.

  • Záznam o dokumentu stále půjde vyhledat v Signi v sekci dokumenty, pouze u něj bude značka, že vlastní PDF soubor je uložen v archivu.

Jak přistupují uživatelé k dokumentům uloženým v Signi Archivu

Přístup k dokumentům uloženým v Signi i v Signi Archivu je pro uživatele stejný, záznamy o dokumentech mají přístupné v sekci “Dokumenty”, kde v nich mohou vyhledávat a dokumenty si zobrazovat.

Pokud se má v Signi zobrazit dokument uložený v archivu, získá ho Signi z archivu, přitom o přístupu k dokumentu jsou pořízeny odpovídající záznamy.

Přístup k archivovaným dokumentům přes Signi - u názvu dokumentu je symbol,
že vlastní PDF soubor je uložen v archivu

Jak zajistit uložení dokumentů do archivu ve formátu PDF/A

PDF/A je formát dokumentů určených k dlouhodobé archivaci. Má různá omezení, jejichž cílem je zajistit čitelnost dokumentu i po dlouhé době např. 30 let.

V aktuální verzi Signi je třeba již dokument ve formátu PDF/A nahrávat k podpisu. Signi v budoucnu umožní i automatickou konverzi do PDF/A formátu. Je třeba ale počítat s tím, že konverze může částečně poměnit vzhled dokumentu.

Jaká je cena tohoto modulu

Náklady na Signi Archiv se pro uživatele skládají z jednorázového aktivačního poplatku a plateb za archivaci dokumentu. Cena archivace se odvíjí od doby archivace, volby, zda se archivuje dokument samostatně nebo v balíku s jinými, případně zda se využívá cloudový archiv nebo archiv dedikovaný pro vaši firmu.

Máte-li zájem o bližší informace o této funkci a zároveň cenovou nabídku, kontaktujte prosím naše obchodní oddělení na e-mailové adrese: sales@signi.com.