Dokument na vědomí

Owned by Roman Řípa (Unlicensed)
Last updated: Oct 04, 2022
3 min read

Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty věděl o stavu podepsání dokumentu i někdo jiný. Ten je pak v podpisovém scénáři uveden v roli “Na vědomí”.

Kdy se hodí použití “Na vědomí”

Typická situace…

v obchodu:

  1. Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu.

  2. Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele.

  3. Obchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje ale informaci o stavu je podepsání dokumentu.

v HR:

  1. HR připraví dokumenty pro zaměstnance.

  2. Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele ,

  3. Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, ale potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.

obecně u zákazníků, partnerů, dodavatelů:

  • kde podepisuje někdo jiný,

  • než ten, s kterým je dohadována spolupráce a

  • který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu.

Role Na vědomí lze přitom použít ve dvou situacích:

“Na vědomí” zástupci protistran

V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují.

Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti .

V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany.

Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u protistrany - zodpovědný obchodník je informován o návrhu a podepsání dokumentu

“Na vědomí” zástupci navrhovatele

Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a mají přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují např. pouze s právem číst ale nikoliv podepisovat.

V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele.

Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu.

Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u navrhovatele - zodpovědný obchodník či manažer, v příkladu Linda Kupková” je informován/a o návrhu a podepsání dokumentu

 

Pozor!!! Na vědomí zatím funguje pouze pro jediný dokument nebo celou sadu dokumentů.. Nelze zatím kombinovat v rámci sady dokumentů kdy např. jeden dokument daný člověk podepisuje a druhý dokument mu jde jen na vědomí a nemusí s ním udělat nic,

 

Výhody “Na vědomí” pro registrované do Signi a to ZDARMA

V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.

  1. Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.

  2. Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.

Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi , například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednámi se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou “jeho” dokumenty.